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用友UAP技术大讲堂从信息角度看企业物资iyiou.com

2019-03-11 15:48:53

【用友UAP技术大讲堂】从信息角度看企业物资编码

摘 要:通过主数据管理体系来进行物资主数据管理便比传统的管理模式更具优势。用友UAP MDM不仅使企业集团的主数据形成一个标准,使主数据的流程得到统一管理,而且可提升主数据的质量,实现共享。

企业为了日常协作方便,同时便于统计分析,会将内部各种物资进行分类和编码。当物资的信息大到一定程度,每天流转于不同部门和环节,需要有准确的且的命名。尤其如果像采购、加工、生产等环节的物资没有准确的名称,那么管理者就不能清楚把握物的状况。因此,准确规范的物资名称,是详细物资交易数据记录的基础。

物资分类和编码工作并不是一件容易做的事,因为它与企业的生产管理紧密结合,融入了很多管理的理念和企业的现实情况。这就导致没有一种公认的科学方案来指导这个工作。而笔者则希望从信息和信息技术的角度对企业物资分类和编码工作进行一番讨论。希望能够为企业物资分类和编码工作带来一些帮助。

在我们所淡久生香接触到的案例中,很多企业在进行物资分类和编码时遇到以下问题:

,总在寻找一种科学的物资分类方法,来满足企业需求,且企业规模越大寻找这种分类方法就越困难。

第二, 在制定分类编码的时候,在无意义的流水码和有意义的助记码间徘徊。

流水码方便编码但是却不利于使用人员理解和记忆,便于理解记忆的有含义编码又面临着属性变化,编码扩展性等诸多问题。

第三,编码后的成果难于保持。很多企业的物资分类与编码工作是项目型的,花费大量的人力物力后,形成编码手册只能依靠制度来保证其落地和执行。如果管理不到位很快编码就再次混乱了,甚至直接放到了档案室后便无人问津。

第四,只能凭经验处理物资分类信息的属性,生命周期,作用域等问题。企业管理人员往往对信息本身不敏感,所以总是依靠经验,没有信息理论支撑。

使用不当的情况比比皆是,终导致了整体编码的混乱。

以上这些问题的存在很多是由于客观原因造成的。随着信息技术的进步,企业中软件管理系统的应用越来越多,覆盖的业务也越来越全面。所以通过主数据管理体系来进行物资主数据管理便比传统的管理模式更具优势。

用友UAP结合多年对企业数据管理的研究,推出了主数据管理系统,近期发布了3.0版本。UAP MDM可以帮助企业创建并维护整个企业内主数据的单一视图,保证整个企业IT系统协调和重用准确的,一致的,完整性的主数据。UAP MDM不仅使企业集团的主数据形成一个标准,使主数据的流程得到统一管理,而且可提升主数据的质量,实现共享。还可以为企业后期的商业分析,应用集成提供可靠的基础数据。

用友UAP主数据管理系统界面-首页

用友UAP主数据管理系统界面-新建编码规则

主数据管理系统的优势显而易见,总结如下:

一,主数据管理系统可以利用计算机、便携设备、移动设备等信息工具让用户随时随地根据编码查询到物资的各种属性信息,或者根据各种属性信息查找到分类编码。在编码中隐藏物资属性信息的目的是为了便于阅读和记忆,但是当物资分类数量达到上万种或者几十万种的时候,就很少有人能够完全记住这些编码中的含义了。所以我们建议分类编码只使用无意义的流水码,对于传统编码使用助记码来过度(逐步也不使用助记码)。

二,运维阶段才是物资分类编码产生价值的阶段。以往很多企业物资主数据分类编码后使用不方便,因为企业中的操作人员不能总是随身带着一本几百页的编码手册。当有新的分类增加时,也不可能实时的询问编码委员会自己的新增编码是否有重复等(虽然可以预先分配号码段,但也仅仅是一种折中的办法)。而主数据管理系统可以随时随地的为企业中的每个人提供服务。其次主数据管理体系将所有的应用软件串联的起来,他依靠本身和所有的应用系统保证编码的效用。

三, 通过信息理论,对物资分类码的属性、作用域,生命周期进行恰当维护。物资分类的属性与传统信息的不同,甚至很多物资是不可以用属性又可以坦然的面对一切描述的(有上千个零件的发动机,某个在研制的大型电子产品等);数据也会明确的作用域,比如研制测试产品的作用域在设计部门,投入生产的则是正式产品;很多物资的生命周期很长,需要持续维护而很多临时物资则需要在不使用的时候封存起来。

我们之所以能够对当前的企业物资分类和编码工作提出建议,究其原因并不是因为我们比众多的企业管理者聪明或者是比他们的管理经验多,而是因为我们掌握了一些比较先进的信息工具和技术还有我们对于信息更加的敏感和专业。很多从管理角度看来复杂无比的问题如果用计算机和信息理论去处理,则是不那么复杂的问题。d

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